Мнения коллег · HR-club

5 приемов для оптимизации рабочих совещаний

УмарСреднестатистический специалист в США ежемесячно принимает участие минимум в 60 рабочих встречах. Менеджеры среднего звена тратят на совещания 33% своего рабочего времени, топ-менеджмент — более 50%, при этом в среднем у каждого сотрудника  занимает более 4 часов в неделю на подготовку к такого рода совещаниям.

Угур Самут, CEO и учредитель международной платформы по поиску и организации лечения MEDIGO, рассказал, какие решения позволяют оптимизировать процесс совещаний.

  1. Активно используйте цифры, аналитику и финансовые показатели на совещаниях

«Одних знаний недостаточно —  мы должны уметь применять их. Одного желания недостаточно — мы должны действовать». Б. Ли

Быстрота принятия решения на рабочих встречах напрямую зависит от наличия или отсутствия цифр, на основе которых можно оперативно сориентироваться в ситуации и прийти к необходимому соглашению. И это, на мой взгляд,  основное правило: чем больше участники встречи апеллируют к финансовым показателям или показателям аналитики, тем проще принять логическое решение, которое можно будет эффективно внедрить для дальнейшего роста компании.

 2. Не затягивайте встречу — приучите команду общаться по делу

«Вы можете получить все, что вам нужно, если только это вам и вправду нужно». Р. Брэдбери

Средняя длительность рабочего совещания в американских компаниях составляет 30-60 минут. Однако, есть и другие примеры (и это целых 10% компаний), когда средняя длительность совещания составляет более 4 часов.

 

График про совещания

Не обязательно заранее планировать на проведение совещания более часа. Исследования показали, что фокус внимания участников встречи начинает рассеиваться уже через 45 минут после начала мероприятия, особенно, если все эти 45 минут говорит только один человек. Успешные встречи могут продлиться и 25 минут — обычно это происходит, когда команда подготовлена к встрече, и опять же — апеллирует к цифрам.

Для общей тренировки, можно ставить себе и участникам совещания лимит времени на  выступление и пробовать уложиться в эти рамки.

  1. Меньше участников на совещании — выше вероятность успеха

 «У вас есть только один способ убедить других — выслушать их».  Д. Вашингтон

 Как показывает практика, оперативность и эффективность совещаний выше, когда количество участников ограничено и составляет максимум 3-4 человека. При ограниченном количестве участников всегда есть время на то, чтобы полноценно выслушать мнение другой стороны, развить дискуссию и прийти к взаимному соглашению. Тоже самое относится и к количеству совещаний: можно сделать одно общее 20-минутное совещание на еженедельной основе, где представитель каждого отдела расскажет о планах на неделю, и несколько совещаний в течение недели по стратегическим вопросам с теми отделами, которые отвечают за тот или иной процесс в компании.

  1. Позвольте сотрудникам разговаривать так, как им нравится

«В каком бы положении люди ни находились, они всегда могут найти удобства и неудобства». Б. Франклин

В 2014 году в Стэнфордском университете провели исследование, в котором приняли участие 176 студентов. По результатам исследования, ответы и реакция тех студентов, которые во время участия стояли или прогуливались по аудитории, были более быстрыми и творческими, нежели тех, кто сидел за партой.

Совещания проходят более эффективно, если предоставить сотрудникам «свободу выбора»: передвижения  в пространстве дают дополнительное время на размышления и, как правило, позволяют быстрее находить ответы на вопросы. Преимущество передвижений заключается не только в быстрой реакции: фокус внимания участников всегда на человеке, который находится в движении.

5. Подведение итогов совещания по e-mail

 «Цель — это мечта с конкретным сроком исполнения». Н. Хилл

 После совещания в течение нескольких часов имеет смысл письменно поблагодарить участников за присутствие и резюмировать итоги, планы и соглашения, достигнутые во время встречи. Как показывает статистика и опыт, письменное подведение итогов  — это не только правила хорошего тона, но и возможность структурировать понимание сотрудниками целей компании на определенный период.

По факту, совещания — это хороший коммуникативный процесс для поднятия командного духа, но это справедливо только в том случае, если совещания приводят к конкретным решениям. И уже конкретные решения помогают поднять компанию на качественно новый уровень.

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s