Лето пора планировать

Опубликовал(а)

ЗульфияНаиболее вероятное время, когда сотрудник может выйти в отпуск – летние месяцы и дни, примыкающие к государственным праздникам (особенной популярностью пользуются новогодние каникулы и майские праздники). Чтобы рабочий процесс не останавливался во время сезона отпусков, требуется понять, кому можно делегировать срочные задачи отпускника. Еще сложнее, если на отдых одновременно собрались уйти несколько сотрудников, чьи обязанности так или иначе пересекаются. Чаще всего планирование работы сотрудников ложится на плечи руководителя, но HR-специалист может немного облегчить для него эту задачу. Тем более, в его распоряжении всегда находится график отпусков всех сотрудников компании. Как спланировать рабочий процесс во время отпусков, рассказала руководитель отдела кадровых услуг BDO Unicon Outsourcing Зульфия Юпашевская.

Как правило, отпуск подчиненных увеличивает нагрузку и на самого руководителя: ему порой приходится брать на себя часть работы ушедшего специалиста, если ее сложно делегировать остальным. Кроме того, если из-за ухода коллег в отпуск процессы в отделе изменяются, то для успешной работы может потребоваться дополнительный контроль этих процессов. А оставшимся в офисе сотрудникам понадобится дополнительная мотивация, чтобы успешно справляться с большей нагрузкой. Для этого стоит заранее настраивать сотрудников на то, что уход их коллег в отпуск — это возможность сосредоточиться, полностью посвятить себя работе, а возможно, и попробовать что-то новое.

Чтобы не перегружать коллег, оставшихся в это время в офисе, сотрудники одного отдела должны, по возможности, согласовывать план отпусков заранее. Приучайте руководителей к тому, чтобы они держали сотрудников в курсе, в какое время и по какой причине будет увеличиваться их нагрузка. Это в основном актуально для небольших отделов, где люди могут частично заменять друг друга во время отпуска. Если речь идет об офисной работе, то графики отпусков можно заранее внести в общий календарь встреч и мероприятий подразделения.

Планируя сезон отпусков вместе с сотрудниками, обсудите, кто из них будет доступен по мобильному телефону и электронной почте и какие задачи сможет решить дистанционно без большого ущерба для своего личного времени.

Объясните сотрудникам, что невозможно успеть завершить до отпуска все срочные задачи. Поэтому им необходимо будет определить, без чего компания не сможет обойтись, а что точно можно отложить. Второстепенные вопросы можно будет решить после отдыха или в случае, если сотрудник успеет заранее расправиться со всеми срочными, и у него останется время.

Сотрудники должны всегда держать руководителя, а иногда и коллег, в курсе, если часть задач переносится из-за возросшей нагрузки или предстоящего отпуска. В противном случае у руководителя может сложиться впечатление, что человек просто не справляется с работой, а в коллективе могут  возникать конфликты. Объясняйте это сотрудникам, такое информирование должно быть неотъемлемой частью их работы.

Если в отпуск уходит руководитель или один из ключевых сотрудников, то согласовать или подписать важные документы с ним нужно заранее. В последний день перед отпуском эти люди уже вряд ли будут доступны, поэтому закрывать подобные вопросы необходимо хотя бы за неделю или две до своего предполагаемого отсутствия. В идеале руководители и ключевые сотрудники должны сами делать рассылки о предстоящем отпуске на всю компанию или по списку наиболее заинтересованных коллег: первую – примерно за 2 недели, вторую — за 3 дня до начала отпуска.

Очень важно проинформировать не только коллег, но и партнеров и клиентов компании о том, что сотрудник, с которым они контактировали, уходит в отпуск, а также сообщить, кто будет временно заменять его. Эта привычка должна быть частью вашей корпоративной культуры, поэтому ее формирование – это часть работы HR-специалиста.

Не стоит забывать и об автоответах в электронной почте и переадресации звонков с офисного на мобильный телефон. В автоответе также должна содержаться не только информация о датах отсутствия и предупреждение о задержках с ответами, но и данные о том, к кому из коллег можно обратиться по тем или иным вопросам и их контакты.

Особо ответственные сотрудники продолжают отвечать на письма и звонки в отпуске. Но стоит помнить о том, что заставить человека вернуться в офис или работать дистанционно вы не имеете права. Кроме того, официально отзывая сотрудника из отпуска, лучше подстраховаться и подготовить документы, которые смогут подтвердить, что это связано с производственной необходимостью. В законодательстве это требование четко не прописано, но лучше заранее подготовиться к любым возможным осложнениям. Согласно статье 125 Трудового Кодекса России, некоторые категории сотрудников в принципе запрещено отзывать из отпуска: это сотрудники до 18 лет, беременные женщины и люди, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Если вы все-таки рискнули, и сотрудник дал свое письменное согласие, будьте готовы компенсировать ему произведенные расходы (неиспользованная путевка, билеты и т.д.), а также вы будете обязаны предоставить неиспользованную часть последнего отпуска по выбору работника в удобное для него время в текущем году, либо присоединить ее к отпуску на следующий год. Отзыв из отпуска оформляется соответствующим приказом, при этом необходимо внести изменения в график отпусков и личную карточку работника.

И не забудьте сделать перерасчет (как правило, отпускные остаются на руках у сотрудника и неиспользованная их часть просто учитывается при следующих выплатах – подробнее вам об этом расскажет ваша бухгалтерия). Схему такого перерасчета лучше тоже заранее согласовать с сотрудником и получить письменное подтверждение о его согласии, чтоб в дальнейшем не оказаться в неудобной ситуации.

Помните об основной цели отпуска — сотрудник должен отдохнуть и набраться сил на следующий период, поэтому даже при его добровольном согласии не нагружайте его работой на это время.

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s