Кейс НГС: как организовать систему обмена знаниями внутри компании

Опубликовал(а)

Александра Кукина, руководитель департамента персонала, и Олег Федосеев, руководитель департамента разработки НГС.ТЕХНОЛОГИИ, рассказали о проекте «Умные пятницы», который запустил систему обмена знаниями среди сотрудников:

Как мотивировать коллег выступать

О чем договариваться с руководством

Какие плюсы есть у докладчиков по сравнению со слушателями

Основные уроки, которые вынесли организаторы

Мы хотим поделиться опытом, как в нашей команде появился проект «Умные пятницы», который перерос в систему обмена знаниями. «Умные пятницы» появились 5 лет назад, в 2011 году, по инициативе Олега Федосеева. Тогда мы еще были маленькой компанией, в отделе разработки было всего 20 человек. Однажды после посещения московской конференции Олег предложил коллегам также выступать и обмениваться опытом о своей работе. Они согласились. Первые выступления проходили хаотично и где придётся, но дело пошло.

Олег Федосеев
Олег Федосеев

Годы шли, компания росла, и к 2014 году отдел вырос в департамент. В нем появился отдел веб-разработки, в котором Олег стал руководителем. С новой должностью у него появилась и новая проблема: у всех разработчиков разный опыт, разные навыки и знания. Нужно было организовать систему обмена знаниями, чтобы джуниоры развивались, чтобы миддлы росли, а синьорам не было скучно.

«Умная пятница» к тому времени стала очень популярной. Бывали случаи, когда в переговорку набивалось так много людей, что некоторые слушали доклад из коридора. Олег решил сделать это начинание системой и формализовать, чтобы встречи были регулярными, и люди о них знали и ждали. После короткого обсуждения выбрали время: пятница, 16 часов. Можно не отрываться от работы, а потом продолжить обсуждение в баре 🙂

Тогда же появился формат выступления как презентации со слайдами и таймингом 40 минут. В маленькую переговорку все уже не умещались, так что нашли помещение побольше и сделали видеотрансляцию для коллег, которые не могли прийти на мероприятие. Записи можно было посмотреть в архиве.

Чтобы дать толчок мероприятию, Олег с коллегами сделали несколько показательных выступлений. Процесс пошел, выступать начали и другие разработчики. «Я думал, можно расслабиться, смотреть, как люди развиваются, и готовиться повышать», — признается Олег. Но через полгода не было ни одного желающего выступить.

Поскольку залы всегда были полными, ни разу не возникало ощущения, что «Умной пятницы» больше не будет.

Александра Кукина
Александра Кукина

HR-отдел провел опрос, чтобы понять как сотрудники воспринимают мероприятие, что нравится и не нравится докладчикам. Результаты получились интересными. Ответы показали, почему сотрудники не выступают, и какие ошибки были допущены на этапе формализации процесса. Казалось бы, после показательных выступлений сотрудники по инерции должны были начать выступать. Однако, изначально подготовив сложные и серьезные темы, привлекая к выступлениям только ведущих разработчиков,  невольно был задан слишком высокий порог входа. Многие сотрудники сомневались в себе и думали, что выступления – только для гуру. И чем они могут поделиться, если в компании есть ведущие разработчики? Высокая  планка первых докладов повлекла за собой  вторую проблему — узкий формат мероприятия. Оказалось, что такая лекция с презентацией ложится далеко не на все темы. Где-то нужно провести мастер-класс, где-то хватает только лекции. Это дало бы гораздо больше выступающих.

Кроме этого, опрос дал ответ на вопрос «почему люди не готовятся?». У каждого своя причина, но так или иначе они сводилась либо к темам, либо к навыкам публичных выступлений. Только аргумент: «Я не выступаю, потому что у меня нет времени» отбросили как отговорку. На возражения находили ответы и работали с ними. Например, поясняли коллегам, о чем они могут рассказать. Для тех, кто никак не поддавался на уговоры, мы придумали решение: кинули клич и составили список интересных тем. Тот, кто не видел интересной темы, мог выбрать ее из списка. Как оказалось, это не работает — интересно делиться только личным опытом.

Люди с темами говорили: «Я не выступаю, потому что боюсь». Страхи были связаны с тем, что некоторые люди не умеют выступать и поэтому им сложно. Сотрудникам предлагали приходить к опытным спикерам и репетировать столько раз, сколько нужно, пока человек не почувствует себя готовым. Другие говорили: «А вдруг меня кто-нибудь затроллит». Или: «А вдруг кто-то знает лучше, чем я. Он задаст страшный вопрос, я не отвечу и мой авторитет упадёт». Инициаторы «Умных пятниц», помогали готовить доклады, просили помощи у ведущих разработчиков, чтобы проработать техническую часть. Делали все, что в их силах 🙂

Это дало результат – «Умные пятницы»получили двух новых докладчиков. Ребята развивались и выступали, всё было хорошо. Но хотелось большего! Саша и Олег решили мотивировать докладчиков и предложить им что-то осязаемое за выступление.

Что это может быть? Бутылка виски? Отгулы? Посещение конференций?На работе «сухой закон», да и вообще мы за здоровый образ жизни, а мотивировать развитие людей деньгами казалось странным.

Ребята объявили конкурс на 4 месяца — три лучших докладчика поедут на конференцию HighLoad в Москву. В компании уже работало более 100 разработчиков, сотрудники ежегодно посещают эту конференцию, откуда привозят оттуда много ярких впечатлений, поэтому Саша и Олег ождали кучу заявок. Даже нервничали, по какому принципу выбирать лучшие доклады. И вот, этот день настал… У «Умных пятниц» появилось три новых докладчика. Почему? Почему так мало?

Стали разбираться и провели новый опрос. Который показал, что уже отработаны многие возражения. На этот раз единственной причиной отсутствия новых докладчиков было только время. Запуская в 2014 году «Умные пятницы», инициаторы знали, что если они хотят, чтобы сотрудники делились знаниями в рабочее время, то нужно договориться с бизнесом. И они договорились, чтобы сотрудники ходили на «Умные пятницы» в рабочее время и в течение недели имели время для подготовки, чтобы попробовать новые технологии в работе. Проблема была в том, что время было – но люди не использовали его, чтобы готовиться к докладам. Они предпочитают сделать еще одну задачу, исправить еще один баг, сходить послушать ту же «Умную пятницу». Готовились где-то 5 %. Почему? Что знают эти 5 % сотрудников, чего не знают остальные 95 %?

Оказалось, они понимали, зачем им выступать, какая им от этого польза. Ведь, выступая, учишься структурировать свои мысли, лучше разбираешься в своей теме, учишься аргументировать, объяснять. Если разобраться, для докладчика больше плюсов, чем для слушателя. Казалось, что мысль очевидная, но это не для всех. С учетом этого открытия, если бы пришлось сейчас делать «Умную пятницу» с нуля, то самое важное:

  • Чтобы в компании понимали зачем выступать, через это можно развиваться и это более эффективно, чем слушать.
  • Четкое позиционирование при выборе формата мероприятия. Если хочешь выступить на 5 минут и рассказать о хорошей статье — тебе не нужно делать слайды на 40 минут.
  • Нужно вовлекать специалистов всех уровней, чтобы мероприятие не казалось предназначенным только для гуру.
  • С самого начала нужно работать со спикерами, чтобы и слушатели знали, что выступление будет хорошим, а спикеры — что им помогут сделать красивые слайды, правильную структуру, увидеть технические ляпы и т.п.

Всё это позволит сделать хорошее эффективное мероприятие.

Наши «Умные пятницы» проходят не реже, чем 2 раза в месяц, а наши разработчики стали выступать  на ИТ-конференциях. Вот так из идеи одного сотрудника, не спущенной сверху, в компании зарождается новая корпоративная культура, основой которой является системы обмена знаниями.

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s