Кейс: как платить сотрудникам только за продуктивную работу

Опубликовал(а)

Как компьютерная программа помогла сократить потери рабочего времени в 7 раз и увеличить прибыль на 10 %. 

Инжиниринговая компания «Охранно-пожарная безопасность» (ОПБ) проектирует инженерные системы зданий, разрабатывает системы противопожарной защиты и системы безопасности. За 12 лет компания создала проекты для 36 высотных зданий, более 40 объектов нефтегазовой отрасли, 45 спортивных объектов, 50 торговых центров, 60 промышленных зданий и многих других объектов.

Главная проблема учета рабочего времени, с которой столкнулся менеджмент компании – разные графики работы у разных отделов и сотрудников. Инженеры зависят от объема проектирования и расчетов, которые нужно сдать к точной дате. Менеджеры работают по стандартному офисному графику. Отдел развития ориентируется на графики потенциальных клиентов.

Как учесть эффективность работы каждого сотрудника, отличить лучших от отстающих, поощрить лидеров?

attention roadworks sign

Установленная при входе в офис система пропусков по магнитным картам  фиксировала время прихода сотрудника в офис (а точнее, время, когда сотрудник приложил карту к датчику). Но за один день накапливалось больше 150 записей.

%d0%ba%d0%b0%d1%80%d1%82%d0%b8%d0%bd%d0%ba%d0%b0-1
Фрагмент отчета о приходе сотрудников в офис (по магнитным картам)

Руководство хотело видеть отчеты и планы по самой работе, а не по времени прихода в офис. Кроме того, большинство руководители в течении дня часто уезжают на встречи и не могут ежеминутно контролировать работу команды.

Компания отказалась от учета рабочего времени по магнитным картам после второго месяца использования. Причина проста: пропускная система показывает, что сотрудник пришел в офис, но никак не помогает узнать, начал ли он работать и с какой продуктивностью работал.

Поиск решения

Компании был необходим более точный инструмент учета и анализа рабочего времени. Руководство сформулировало главные цели для нового решения:

  • быстро и точно подсчитать количество часов, отработанных каждым сотрудником
  • узнать, на какие ресурсы затрачивается компьютерное время персонала
  • сократить непроизводительные затраты рабочего времени (социальные сети, торговые площадки, развлекательные порталы, личные мессенджеры и др.)
  • сравнить эффективность использования рабочего времени разных сотрудников

При этом, программа не должна замедлять компьютеры или мешать работе офиса. Рассмотрев разные программы, взвесив плюсы и минусы работы, цены и отзывы пользователей, мы остановились на системе учета рабочего времени CrocoTime.

Тестирование

Тестовая версия программы (на 14 дней) была установлена на компьютеры нескольких сотрудников в ноябре 2015 года. Результаты тестового периода были впечатляющими.

Отчёт «Структура дня» (ссылка ведет на картинку в полноэкранном режиме) показывает всю информацию на одном экране: время начала работы, текущая задача, типы задач и топ самых часто используемых программ и сайтов.

Мы увидели полную картину и подробную структуру каждого рабочего дня каждого сотрудника. Количество отработанных часов за месяц и вся компьютерная активность офиса теперь были как на ладони.

В декабре 2015 года компания установила систему на все компьютеры, а персонал начал понемногу привыкать к системе контроля и необходимости продуктивно использовать время.

Новая методика оплаты: главное – продуктивность

С 1 марта 2016 года ОПБ сделала автоматический учет рабочего времени официальным для всех сотрудников. Был четко регламентирован режим работы офиса:

  • рабочие дни – понедельник-пятница, не менее 8 часов в период с 9:00 до 20:00 (для каждого отдела в системе CrocoTime установлен свой режим рабочего времени с учетом специфики работы);
  • в качестве фактического начала рабочего дня установлено время включения компьютера, а окончания – время выключения;
  • отсутствием на рабочем месте признается зафиксированное CrocoTime отсутствие пользовательской активности за ПК работника (исключение – совещания и переговоры)
  • перерыв на обед – 30 мин., (в рабочее время не включается, время начала и окончания перерыва плавающее, в период с 13:00 до 15:30)

Весь персонал был под роспись ознакомлен с порядком учета рабочего времени и методикой работы системы.

Первым результатом стало резкое снижение количества нарушений режима работы (опоздания, ранние уходы, задержки после перерывов).

%d0%ba%d0%b0%d1%80%d1%82%d0%bd%d0%ba%d0%b0-3
Динамика затрат рабочего времени (за январь 2016 года)

Большое удобство системы – просмотр статистики всей активности сотрудников за компьютером, в которой время поделено на «Продуктивное» (полезное для компании) и «Отвлечения» (непродуктивная активность), а также возможность увидеть, сколько рабочего времени компьютер сотрудника «спал».

Еще важнее для компании стала возможность выгрузить из системы (в виде электронной таблицы Excel) табель учета рабочего времени за выбранный период. Система также оказалась полезной и для создания методики премирования сотрудников. Для этого мы ввели категории нарушений трудовой дисциплины, которые могут быть зафиксированы системой:

  • опоздание – включение компьютера позже времени начала рабочего дня, установленного для этого отдела;
  • ранний уход – выключение раньше окончания рабочего дня, установленного для этого отдела;
  • прогул – отсутствие работника на рабочем месте более 4 часов подряд без уважительной причины;
  • нарушение правил техники безопасности (компьютер включен при отсутствии пользовательской активности в течение суток и более)
  • нарушение правил техники безопасности (компьютер не выключен в нерабочее время (с 20:00 до 9:00 следующего дня)

Поскольку система позволяет фиксировать все активированные работником в течение дня программы и сайты и разделяет затраты рабочего времени на продуктивные и непродуктивные, к категории непродуктивных отнесены:

  • развлекательные и новостные порталы
  • интернет-магазины
  • торговые площадки
  • личные финансы
  • непрофильный интернет-поиск
  • работа с личной почтой
  • личные страницы в социальных сетях
  • мессенджеры

С учетом этих данных, оплата труда каждого работника производится теперь пропорционально отработанному «продуктивному» времени, а непродуктивные затраты времени не оплачиваются. В случае, если доля непродуктивного времени в рамках регламента превышает 5 % в месяц, это тоже относится к нарушению трудовой дисциплины.

Нарушения трудовой дисциплины становятся основанием для исключения сотрудника-нарушителя из числа премируемых по результатам месяца или квартала. Также данные об использовании сотрудником своего рабочего времени включены в расчет персональных KPI.

Итого

Внедрение методики оценки времени с помощью CrocoTime помогло работникам быстрее привыкнуть к необходимости более ответственного расходования рабочего времени. Анализ динамики использования сотрудниками ОПБ своего рабочего времени показал, что непродуктивные потери (соцсети, личная почта и т.п.) с каждым месяцем использования системы становятся меньше. Если в ноябре 2015 года компания фиксировала 4,25 %, то сейчас на весь коллектив — не более 0,73 % от всего отработанного времени.

 

Илья Шевчук, директор компании «Охранно-пожарная безопасность»,

Александр Лебедев, кандидат экономических наук, доцент, сооснователь и старший партнер консалтинговой компании Future Access,

Марина Ловчева, кандидат экономических наук, доцент, руководитель Лаборатории кадрового консалтинга Московской группы консалтинга

38 comments

  1. Какой ужас, принес зеркальце, поставил на него оптическую мышку. И сиди в телефоне/планшете сколько влезет, а в итоге премия — сотрудник месяца, и озлобленный коллектив в подарок руководителю отдела.

    Нравится

    1. Добрый день, Вячеслав!

      К сожалению, описанная вами ситуация невозможна, т. к. программа учитывает только нажатия на клавиши и клики мыши. А при описанной вами ситуации у сотрудника будет только 8 часов «не компьютерного» времени, которое, разумеется, не будет включено в отработанное.

      Нравится

      1. То есть я сейчас читал новость эту на полном экране при разрешении 60%. На прочтение и осознание одной страницы уходит минимум 3 минуты. + небольшие отвлечения другими сотрудниками по работе. Итого получаем что я это время бездельничал?! Самое эффективное — этот когда сотрудник спит, а у него всё готово. И не важно как и чем занимается в свободное время. Когда наши это поймут?

        Нравится

  2. Как можно внести такую программу? Т.е. учет времени в почте, соц.сетях и т.д. не имеющих отношения к работе?

    Нравится

    1. Добрый день, коллеги!

      Отвечаем сразу на все:

      1. Автокликеры

      CrocoTime учитывает только аппаратные клики, то есть реальные нажатия на клавиши клавиатуры и клики мышью.

      2. Как установить программу.

      Заходите на наш сайт – https://crocotime.com/ru/ и в разделе «Тарифы» выбирайте подходящую вам версию программы – облачную (идеально для малого бизнеса) или локальную (больше подходит для крупных компаний). У нас есть бесплатный пробный период на 14 дней.

      Нравится

      1. макросы давно научились обходить такие защиты. + я вот читаю нажав один раз на СКП, а далее только мышкой двигаю. Вот читаю я договор и все 20-30 минут для вас бездельничаю? Как такие моменты регулировать? Или сколько в соц.сетях я работал, а сколько бездельничал? Соц.сети являются важным элементом для почти всех уровней офисной деятельности, если вы не в курсе.

        Нравится

  3. Полный бред а не анализ продуктивности, можно целый день сидеть и щелкать мышкой разбирая 1 документ в день, а можно за час раскидать 10 документов, при этом у одного рабочий день будет 8 часов а у второго 1 час, скажу Вам что это как то не правильно и PS люди давно уже привыкли общаться и обсуждать вопросы через месенджеры и соц.сети особенно это касается молодого поколения (20-35 лет)

    Нравится

  4. Какая ж тут продуктивность?
    Помню с института «эффективность это вам не результативность». Результат есть, а на сколько он эффективен?
    Что для фирмы главное? Что б сотрудник сидел за компом и на кнопки щёлкал? Или качество и своевременность выданных проектов, заключённых договоров, отсутствие дебиторки?
    Порадовало слово «лазил» в отчетах.

    Нравится

  5. Концептуальная ошибка в подходе. Очень примитивное решение, не учитывающее реальной эффективности затраченного времени. Может быть имеет право на жизнь в узком сегменте какой-либо отрасли, однако это совершенно не универсальное решение. Скажем оценивать количество нажатий программиста или главного бухгалтера не имеет смысла, т.к. они могут разрабатывать структуру, скелет решения, который никак не будет отображен в разрезе нажатия на кнопки. И даже если визуализировать эти размышления в качестве блок-схем, как подсчитать сколько ушло на формирование решения? Это должен быть очень комплексный подход и очень дорогой подход, чтобы внедрить реально действующее решение учета производительности сотрудников.

    Нравится 1 человек

    1. Добрый день, Роман!

      Наша программа не считает нажатия, мы измеряем рабочее время, оцениваем продуктивность работы.

      Вот простой пример:

      Если над одной и той же задачей работают несколько членов команды, важно понять, кто делает больше, — не только для справедливой оплаты, но и для понимания уровня квалификации. CrocoTime покажет, что у двух сотрудников со схожими задачами может уходить на их закрытие разное количество времени.

      Еще пример:

      Один программист может работать на C++ и Java, но оплата этих работ будет совершенно разной. CrocoTime в этом случае помогает разделить время на «дорогое» и «дешевое».

      Нравится

      1. CrocoTime Time Tracker, возможно ваша программа имеет право на жизнь, но повторюсь, это очень специфическое решение. Ваша программа может сказать, что это время работника было проведено с использованием инструментов, которые необходимы для решения поставленной сотруднику задачи. Измерить рабочее время- согласен, но продуктивность — это как? Сколько строчек кода написал программист или сколько документов сделала бухгалтер? А если одну строчку, или 1 документ, это много или мало? Нельзя делать выводы из действия не учитывая контекста, в котором это действие произошло. Сидел в соцсети или сидел перед excel- если это продуктивность, то это очень узкая трактовка продуктивности, учитывающая наиболее очевидные составные продуктивности.

        Если над задачей работает несколько членов команды, то их роли уже распределены между собой, если они конечно команда (или назначены руководством). Если непосредственное руководство не понимает уровень квалификации своих сотрудников, значит оно совершенно не интересуются ни прибылью компании ни сотрудниками, это очень печально, прежде всего для самой компании.

        Сравнительный анализ- это правильный подход. Однако сравниваемые задачи должны подбираться очень тщательно, быть максимально похожими и выборка таких данных должна составлять довольно большое количество данных- как минимум 100.

        Не нужно обобщать понятие продуктивности до простейших составляющих, которые она содержит, но которыми отнюдь не исчерпывается, это может вводить в заблуждение. Позиционируйте программу так, чтобы описание ее функционала наиболее точно отражало функционал.

        Мне кажется — это всего лишь инструмент, статистика, интерпретацией которой необходимо заниматься руководству и это лишь часть, небольшая часть необходимой аналитики для принятия какого-либо решения. Желаю успехов в развитии программы!

        P.S. Не забывайте доводить до пользователей, что программа- всего лишь инструмент аналитики, механизм которого должен очень хорошо понимать конечный пользователь.

        Нравится

  6. Все бы ничего, да только за прочтение этой статьи у меня бы вычли 15 минут времени за то, что я провела его «впустую»… =)
    Замечательный бред.

    Нравится

    1. Кира, добрый день!

      В статье отражен лишь один из подходов. Общаясь с коллегами из разных компаний, мы видим, что подходов к использованию программы – десятки. Разные компании используют разные функции и оценивают продуктивность по-разному.

      Нравится

  7. Судя по всему, в этой компании царило такое раздолбайство, что даже внедрение такого примитивного решения, которое как справедливо заметили многие комментаторы — никакого отношения к увеличению результативности работы не имеет ,принесло счастье руководству. К сожалению в статье ничего не сказано о том, как внедрение этой чудо системы повлияло на экономические показатели работы фирмы . без этого — статья ни о чем, к сожалению как и многие на зарплате. Ру

    Нравится 1 человек

    1. Сергей, добрый день!

      Обращаем Ваше внимание на эти строки текста:

      «Анализ динамики использования сотрудниками ОПБ своего рабочего времени показал, что непродуктивные потери (соцсети, личная почта и т.п.) с каждым месяцем использования системы становятся меньше. Если в ноябре 2015 года компания фиксировала 4,25%, то сейчас на весь коллектив — не более 0,73% от всего отработанного времени.»

      Очевидно, что компании не готовы раскрывать показатели в абсолютных цифрах (иначе говоря, в деньгах) по понятным причинам.

      Нравится

  8. Доброго дня.
    У нас требуется система учета работы врачей стоматологов. Что вы нам можете предложить?

    Нравится

  9. У нас менталитет другой. Из любых оков можно выйти. В конце концов останется директор и ИТишник, а «спецы» уйдут. У меня на работе правила такие. Приходим в диапазоне 8-9 часов. Работаем до 16-18 (кто-то с обедом кто то без). Самое главное закрывать свои вопросы, а как во сколько и каким образом это уже личные проблемы. Я свободно могу сидеть хоть в скайпе, хоть в соц сетях, но если появилось задание — в первую очередь его выполняю. Не возможно забить 100% рабочего времени. Важен эффективный результат и атмосфера доверия и партнерства в организации.

    Нравится

    1. ИТишники первые свалят, если много их. Как и HR-специалисты — много вопросов в соц.сетях или в беседах решается, в том числе и в не рабочее время.

      Нравится

      1. Артем, добрый день!

        Программы в системе назначаются «продуктивными» или «непродуктивными» менеджером системы. Если для вас работа в соц. сетях – важный инструмент бизнес-модели, просто назначьте работу в них как продуктивную. Вуаля! 🙂

        Нравится

  10. Приведу свой пример использования аналогичной программы. Сотрудница постоянно жаловалась, что ничего не успевает, все сроки срывала, поставленные задачи не выполнялись. Уточню, что раньше я сама выполняла аналогичную работу и имею представление о количестве затраченного времени. Было решено установить программу по учету рабочего времени, не кидайте в меня камнями, в тайне от сотрудницы. В результате 60% времени человек проводил в вконтакте. С человеком мы решили расстаться по обоюдному согласию.

    Нравится 2 людей

    1. Для бухгалтера или менеджера, возможно, это и вариант. Но не для инженеров и прочих интеллектуальных специальностей, где половина процессов проходят в голове.

      Нравится

  11. как можно учитывать время, которое наши продавцы проводят в телефонных переговорах и обзвонах клиентов? В это время нет активности на компе, естественно. У нас не IP-телефония.

    Нравится

    1. Для этого вам подойдет наша функция «Таймтрекинг». Сотрудник сам внесет в систему время, которое у него ушло на ту или иную задачу.

      Нравится

      1. То есть сотрудники должны формировать отчёты по работе вне компа? Тогда какой смысл от слежки?
        А по поводу соц.сетей: а если половина времени уходит на личные беседы? Смысл от слежки в таком случае тоже равен нулю.
        И как всё таки фиксировать умственную деятельность или чтение, которое не фиксируется в программах и тем более в голове? Ведь если постоянно отвлекаться на «Таймтрекинг» — это не продуктивная работа.

        Нравится

  12. Артем, программа не ставит задачу за кем-то «следить». Да, это и совершенно не нужно. Важно понимать, как расходуется рабочее время. Выявлять непродуктивные рабочие модели.
    Что касается разделения личного и рабочего времени, то это происходит просто. Например, работа в «Facefook Business» будет установлена как продуктивная, а вот с личными станицами – нет. Это делается в настройках системы за несколько секунд.

    Нравится

    1. 1. Но она в итоге следит.
      2. А диалоги? Основная часть свободного времени уходит на общение, в том числе и по работе.
      3. Так как всё таки считать чтение? Или то время, которое глупо фиксировать из-за того, что его фиксация займёт столько же времени?

      Нравится

  13. Контроль эффективности работника с помощью компьютера не возможен в принципе.
    Для учета труда существуют 2 варианта оценки, сдельный и временной.
    Если нет возможности использовать сдельный используют временной.
    Чтобы оценить работу сотрудника ему дается задание и время на выполнение — сделал — молодец, не сделал — плохо.
    Вот и вся оценка. Отсюда же получается и лучший — худший.
    Вы же даете работодателю возможность лишать сотрудников премиальных. Это никак не связано с эффективностью труда.
    Причем не оплачивать неэффективный труд — это за гранью закона и здравого смысла. Интересно как это будет выглядеть в расчетке в конце месяца. Типа 40 часов отработано, из них 30 на работодателя, остальное на себя. Оплачиваем 30, а 10 пускай сам себе платит.

    Нравится

  14. Отрицательные отзывы только от бездельников. По мне так штука интересная и нужная. Тем кто пищит про эффетивность за 1 час, а не за 8, как у другого, то рецепт простой, пинать поганой метлой из компании кто делает задачи по 8 часов вместо 1 часа. А первой категории добавить задач на оставшиеся 7 часов.

    Нравится

  15. Программы класса CrocoTime очень легко обмануть. В принципе это может сделать любой сотрудник обладающий минимальной технической квалификацией или вообще без таковой.
    Три способа, например, описаны тут: https://www.kickidler.com/ru/how-to-cheat-time-tracking.html
    Дело в том, что системы, которые не умеют контролировать экран рабочего стола (как тот же Kickidler) не позволяют дать точный ответ, чем на самом деле заняты сотрудники.
    В результате работодатель становится заложником такой недо-программы — он верит, что она работает, а на самом деле сотрудники имитируют бурную деятельность.
    Все пребывают в хорошем настроении до момента банкротства.
    Вот почему нормальная система учета рабочего времени ОБЯЗАТЕЛЬНО должна отображать экраны рабочих столов сотрудников.

    Нравится

  16. «Компания отказалась от учета рабочего времени по магнитным картам после второго месяца использования».
    Интересно, сколько времени потребуется еще руководству этой фирмы, чтобы понять, что платить надо не за «продуктивную работу», а за результаты?

    Нравится

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s